Nowoczesna sala konferencyjna jest istotną częścią każdej organizacji. Przestrzeń powinna być zaprojektowana tak, aby umożliwić członkom zespołu interakcję ze sobą i być tak produktywnym, jak to tylko możliwe. Może to obejmować zmiany w oświetleniu, meblach w pomieszczeniu, elementach wizualnych, możliwościach technologicznych i innych. Inwestując w nowoczesną salę konferencyjną, możesz pomóc swojemu zespołowi być bardziej produktywnym.
Dobre oświetlenie jest niezbędne
Światło jest najważniejszym elementem w każdej przestrzeni konferencyjnej. Ma ono psychologiczny wpływ na ludzi, więc odpowiednie oświetlenie może pomóc poprawić ich nastrój i produktywność. Może również poprawić jakość spotkania, ułatwiając uczestnikom śledzenie tego, co się dzieje. Złe oświetlenie może zakłócić przebieg spotkania, utrudniając prawidłowe widzenie i słyszenie oraz wprawiając ludzi w zły nastrój. Złe oświetlenie może również stworzyć niebezpieczne uczucie, które może utrudnić produktywność, a nawet spowodować problemy, takie jak niepokój, bóle głowy i wahania nastroju. Warto zadbać o odpowiednie oświetlenie sali konferencyjnej, aby zapewnić jej produktywne miejsce pracy.
Zainstaluj tablicę i okna razem
Odpowiednia tablica powinna być umieszczona w centrum stołu i być na tyle duża, aby pomieścić cały zespół. Powinna być zamontowana na ścianie nad stołem, aby była łatwo dostępna dla osób siedzących we wszystkich czterech rogach stołu. Najlepszą opcją jest zamontowanie tablicy nad zestawem okien. Połączenie to jest wizualną gratką i pomoże pobudzić kreatywność poprzez wprowadzenie natury do pomieszczenia.
Pozwól pracownikom zdalnym włączyć się do akcji
Wiele organizacji zatrudnia więcej pracowników zdalnych, aby obniżyć koszty ogólne i pozyskać talenty w innych stanach lub krajach. Sale konferencyjne mogą pomóc zespołom w bardziej efektywnej współpracy, nawet jeśli są one zdalne, ponieważ pozwalają pracownikom komunikować się w czasie rzeczywistym i upewnić się, że wszyscy są na tej samej stronie. Oprócz tablicy, sala konferencyjna powinna być wyposażona w projektor z ekranem, komputer podłączony do oprogramowania do współpracy i połączenie z Internetem. Komputer może być organizatorem spotkania lub projektorem, który pozwala pracownikom zdalnym łatwo dołączyć do spotkania. Powinieneś również zapewnić alternatywne sposoby dołączenia do spotkania przez pracowników zdalnych, aby maksymalnie je ułatwić.
Dodaj możliwości prowadzenia wideokonferencji
Coraz więcej spotkań zespołu będzie odbywało się za pośrednictwem wideo. Teraz, zamiast jechać do biura, aby spotkać się ze swoimi współpracownikami, możesz po prostu zalogować się do sali wideokonferencyjnej i zobaczyć ich na dużym ekranie zaaranżowanym w sali konferencyjnej. Sale wideokonferencyjne są doskonałym sposobem na współpracę zespołów niezależnie od lokalizacji, ułatwiając wszystkim uczestnictwo w spotkaniu. Większość organizacji posiada platformę spotkań online, na której wszyscy członkowie zespołu mogą się zalogować i dołączyć do spotkania za pomocą jednego kliknięcia. Dzięki temu pracownicy zdalni mogą dołączyć do spotkania ze swoich komputerów lub urządzeń mobilnych. Dużą zaletą spotkań wideo jest to, że pozwalają ludziom widzieć się nawzajem i odczytywać język ciała, co może być pomocne w rozwiązywaniu konfliktów i podejmowaniu lepszych decyzji.
Funkcjonalność czatu jest niezbędna
Logistyka prowadzenia spotkań może być przytłaczająca dla kogoś, kto nigdy wcześniej ich nie prowadził. Kiedy nie wiesz, kto musi być włączony, a kto powinien być cicho, lub kiedy nie wiesz, jakie informacje są ważne, a jakie można odrzucić, może to być bardzo stresujące. Najlepszą rzeczą do zrobienia jest użycie platformy czatu, takiej jak Slack, aby logistyka spotkania była znacznie prostsza. Można go użyć do dystrybucji agendy spotkania, udostępniania dokumentów i podkreślania ważnych punktów, które muszą być omówione.
- Admin